ワークフローで交通費精算を実現し、申請承認の手間を軽減｜ ワークフローシステム編

「駅すぱあと API（旧称：駅すぱあとWebサービス）」は、「駅すぱあと」が持つ経路探索機能や公共交通機関データを、お客様のシステムやアプリへ自由に組み込むことができる法人向けAPIサービスです。
今回は、「駅すぱあと API（旧称：駅すぱあとWebサービス）」をワークフローシステムに連携し、「近距離交通費の申請承認」「出張旅費の申請承認」「定期経路の申請承認」等の交通費精算機能を実装する活用例をご紹介します。

リモートワーク促進に伴い、紙の申請からシステム化を目的としたワークフローサービスの導入が進んでいます。
ワークフローシステムの利用シーンとしては「物品の発注申請～承認・決裁」「人事・労務関係の申請～承認・決裁」「交通費精算での申請承認」等が挙げられます。
ワークフローサービスを導入する企業が増えている背景として、リモートワークなどのワークスタイルの多様化への適応の他、申請承認におけるミス軽減やダブルチェック等の負担軽減などの業務効率化などが考えられます。

「交通費精算での申請承認」業務における課題として、

などが挙げられますが、「駅すぱあとWebサービス」とワークフローシステムとの連携により、これら課題の解消が可能となります。
「駅すぱあとWebサービス」では、駅を指定して探索する際、候補経路を最大20経路を出すことができます。候補経路の中からお客様のアプリケーション側で「安」「早」のラベルを付けるなどの判定を行うことで、申請側も承認側も、ミスを低減しチェックの時間を短縮することができるようになります（判定を行う実装例はこちらのドキュメントをご参照ください）。

また、「駅すぱあと API（旧称：駅すぱあとWebサービス）」との連携により、運賃改訂にも対応した最新の金額を取得することが可能となります。
グリーンや指定席のような料金、出張などでよく使われるex予約の金額、回数券、繁忙期閑散期料金の反映なども自動反映されます。
IC運賃の取得も可能ですので、検索サイト等で調べる必要もなくなります（取得方法はこちらのドキュメントをご参照ください）。
出社機会の増大に伴い、通勤定期の利用を再開した企業では「定期区間を控除した運賃計算」も自動的に計算ができるため、更なるコスト削減が実現できます。

入社や異動、引越しなどの際、総務部など宛に住所変更届の提出が必要ですが、それに付随して定期経路の変更も発生します。
もし、住所変更届と一緒に定期経路の変更も申請ができれば、申請側・受理側共に利便性が高まるだけでなく、提出忘れや承認漏れの防止にもつながると考えられます。
「駅すぱあと API（旧称：駅すぱあとWebサービス）」では、自宅住所から周辺の最寄駅を検索することや、複数の最寄駅から最安、最短などの定期経路を出すこともできます。
定期経路の変更申請においても、近距離交通費や出張旅費と同様、経路の妥当性確認や代金の正確性チェックが求められますが、変更後の経路における最安、最短などの定期経路を出すことができますので、負担が増えることはありません。

このように、ワークフローシステムに「交通費精算機能」を追加することで、申請側の手間の削減、経理側のチェック時間の削減も実現できるようになります。これは利用者の利便性の向上や業務負担の軽減により、正確な精算業務を行う助けになるはずです。

この他にもニーズに合わせた機能開発が可能です。導入事例と合わせてご案内させていただきますので、ぜひお気軽にご相談ください。

「実際に使用してみたい」「どのような探索結果が出てくるか知りたい」という方には、90日間無料の評価版のご利用がお勧めです。以下の窓口より、お申し込みください。

今後も定期的に「駅すぱあと API（旧称：駅すぱあとWebサービス）」の活用事例をご紹介してまいります。ユーザビリティ向上や開発運用コストの削減等に、ぜひお役立てください。